Hvad skal kunden kunne reservere?
Du vil gerne lade kunderne booke direkte på hjemmesiden. Måske bruger du i dag tid på mails om ledige tider, eller måske vil du samle tilmeldinger til dine kurser. Før du vælger et bookingsystem, bør du få beskrevet, hvad en booking betyder i din virksomhed.
En samtale med én medarbejder, en plads på et hold og en reservation af udstyr er forskellige opgaver. De kan alle vises i en kalender, men reglerne bag dem er ikke de samme. Hvor mange kan deltage, hvad skal være ledigt, og hvornår er aftalen endeligt bekræftet?
Begynd med de regler, du allerede bruger, når du laver aftalen over telefonen. De skal også kunne fungere, når kunden booker uden din hjælp.
Beskriv både den almindelige booking og undtagelserne
Forestil dig et kursus med otte pladser og én instruktør. Kunden vælger en dato og antal deltagere. Det lyder enkelt, men hvad sker der, hvis en kunde vil flytte to pladser til et andet hold? Og hvem ændrer kalenderen, hvis instruktøren bliver syg?
Eksemplet er tænkt. Brug dine egne tilsvarende situationer til at beskrive, hvad løsningen skal kunne. Tag også stilling til venteliste, tidsrum mellem aftaler og hvilke ændringer kunden selv må foretage.
Skal der betales ved booking, skal du have afklaret sammenhængen mellem betaling og reservation. Bed om at få vist, hvad der sker ved en afbrudt betaling, og hvordan en eventuel tilbagebetaling håndteres. Få også afklaret, hvornår en plads igen bliver ledig.
Prøv reglerne i et standardsystem først
Et standardsystem kan være et godt valg, hvis det allerede understøtter din måde at arbejde på. Bed om at få dit eget forløb demonstreret, så du ikke kun ser en kalender med nogle ledige tider.
Lad den medarbejder, som skal administrere bookingerne, prøve at flytte en aftale, lukke en dag og finde deltagerlisten. Kontroller samtidig, hvad kunden får besked om. En løsning skal fungere på begge sider af bookingen.
Undersøg den konkrete aftale: abonnement, eventuelle gebyrer, adgang til data og forbindelser til andre systemer. Priser og muligheder skal vurderes hos den leverandør, du overvejer. Der er ikke én opsætning, som passer til alle typer booking.
Hvornår giver specialudvikling mening?
Specialudvikling kan være relevant, hvis centrale regler ikke kan dækkes af en eksisterende løsning. Det kan for eksempel være, at flere typer ressourcer skal være ledige samtidig, eller at særlige godkendelser er en del af forløbet.
Der kan også være en mellemvej, hvor et bookingsystem håndterer reservationerne, mens hjemmesiden og en integration tilpasses din virksomhed. Afklar i den forbindelse, hvilket system der bestemmer, om en tid eller plads er ledig. Det skal ikke være uklart, hvor medarbejderen retter oplysningerne.
Vi har arbejdet med hjemmeside, booking og kalenderintegrationer i Sejlgo-casen. Den viser et konkret forløb, men din løsning skal stadig vurderes ud fra dine egne regler og arbejdsgange.
Afprøv forløbet, før du inviterer kunderne ind
Lav en prøvebooking fra mobilen, og følg den frem til administrationen. Afprøv også en fuld kalender, en ændring og en aflysning. Bed udvikleren kontrollere, hvad der sker, hvis to kunder forsøger at tage den sidste plads samtidig.
Aftal, hvem der vedligeholder tider og kapacitet, og hvem der hjælper, hvis en booking ikke går igennem. Sæt også tid af til oplæring af de medarbejdere, der skal arbejde med løsningen.
Overvejer du booking som en del af din hjemmeside, så begynd med et par konkrete eksempler på aftaler fra din hverdag. De giver os et bedre grundlag for at vælge mellem standard, tilpasning og specialudvikling end en lang liste over ønskede funktioner.
