Hvor stoppede oplysningerne?
En ordre ligger i webshoppen, men mangler i det system, medarbejderne arbejder i. Eller den samme ordre er kommet ind to gange. Når en integration fejler, er det første spørgsmål ofte, om du skal sende oplysningerne igen. Men før du gør det, skal du vide, hvad der allerede er sket.
Begynd med en konkret ordre eller hændelse. Find tidspunkt, reference og den status, der kan ses i hvert system. Det er et bedre udgangspunkt for fejlsøgning end en generel besked om, at integrationen ikke virker.
Aftal også, hvem der må rette eller genstarte overførslen. Hvis flere personer forsøger at løse samme fejl samtidig, kan det blive svært at finde ud af, hvilken handling der skabte resultatet.
Beskriv, hvilket system der bestemmer
En integration skal have klare regler for de oplysninger, der bliver flyttet. Hvor oprettes kunden? Hvor ændres adressen? Og hvilket system bestemmer ordrestatus? Det kan være forskellige svar for forskellige oplysninger.
Forestil dig, at en medarbejder retter en adresse i ordresystemet, mens en gammel version stadig ligger klar til overførsel fra webshoppen. Hvad skal gælde, når den bliver modtaget? Situationen skal håndteres ud fra en aftalt regel, så den seneste overførsel ikke blot vinder ved et tilfælde.
Gennemgå felter, retning og undtagelser sammen med den ansvarlige medarbejder og udvikleren. Det er samme afklaring, vi begynder med, når vi arbejder med IT-integrationer.
Et manglende svar er ikke altid en manglende handling
Et system kan have oprettet en ordre, selvom svaret til afsenderen ikke nåede frem. Hvis afsenderen gentager handlingen uden kontrol, kan der opstå en dublet. Amazon beskriver denne udfordring og brugen af entydige anmodningsreferencer i deres vejledning om sikre gentagelser.
Bed udvikleren forklare, hvordan din forbindelse genkender en gentagelse af samme handling. Det skal samtidig være muligt at skelne den fra en ny, legitim ordre, selvom indholdet ligner den første.
En midlertidig forbindelsesfejl og en afvist ordre med manglende oplysninger kræver heller ikke nødvendigvis samme behandling. Aftal, hvad der må prøves igen automatisk, og hvad der skal undersøges eller rettes først. Løsningen afhænger af de konkrete systemers muligheder.
Gør fejl synlige for den rigtige person
Få en oversigt over overførsler, der venter, er gennemført eller kræver handling. Medarbejderen skal kunne finde den berørte opgave og forstå, hvem der tager næste skridt. De tekniske detaljer kan ligge bagved til den, der skal undersøge fejlen.
Beslut, hvilke situationer der skal give besked. En enkelt forsinkelse og en hel dags manglende overførsler har forskellig betydning. Spørg også, hvordan I opdager, at forbindelsen er blevet helt stille, uden at der kommer en almindelig fejlmelding.
Sammenhold med jævne mellemrum de forventede overførsler med det, der faktisk er modtaget. En log med gennemførte forsøg er ikke nok, hvis nogle opgaver aldrig blev sendt. Brug referencer, så forskellene kan undersøges konkret.
Afprøv fejlforløbet, før det rammer driften
I et testmiljø kan I afprøve en gentaget hændelse, en afbrudt forbindelse og oplysninger, som modtageren afviser. Kontroller både slutresultatet og den besked, medarbejderen får. Prøv derefter den aftalte måde at rette eller genoptage overførslen på.
Gem en kort vejledning med kontaktperson, nødvendige referencer og de handlinger, medarbejderen selv må udføre. Den skal også beskrive, hvornår arbejdet skal stoppes og gives videre. Aftal opfølgning, når et af systemerne ændres.
Den brede idé bag automatisering beskriver vi i artiklen om automatisering af arbejdsgange. Her handler det om at få forbindelsen til at fungere i hverdagen, også når noget går galt. Overvågning og ansvar kan indgå i en konkret driftsaftale.
