Hvad er det, dit regneark hjælper dig med?
Et regneark kan begynde som en enkel liste over kunder eller opgaver. Med tiden får det flere faner, formler og medarbejdere, der er afhængige af det. På et tidspunkt opstår spørgsmålet: Skal du gå fra Excel til en intern app?
Det er ikke størrelsen på regnearket alene, der afgør det. Se i stedet på, hvordan arbejdet foregår. Hvor opstår fejlene, hvem skal vente på hvem, og hvad sker der, når den person, der kender arket bedst, holder fri?
Hvis udfordringen primært er at sortere, beregne eller få overblik, kan en forbedring af regnearket være tilstrækkelig. Vi har samlet konkrete tips i artiklen om at arbejde mere effektivt i Excel. Her ser vi på de situationer, hvor selve arbejdsgangen kræver mere.
Se på én opgave fra start til slut
Forestil dig, at medarbejderne registrerer serviceopgaver i et ark. En kollega fordeler dem, en anden skriver status, og til sidst kopierer bogholderen oplysningerne videre. Eksemplet er tænkt, men det viser, hvad du kan undersøge i din egen virksomhed.
Følg en enkelt opgave igennem. Notér, hvor oplysninger bliver tastet igen, hvor en godkendelse mangler, og hvor en medarbejder skal ringe for at forstå status. Spørg også, hvilke undtagelser der er. Hvad gør I eksempelvis, hvis kunden ændrer en aftale, efter arbejdet er udført?
Den gennemgang giver et bedre grundlag for at vælge løsning end en liste over ønskede skærmbilleder. Måske er det overdragelsen til bogholderiet, der skal løses først, mens resten af regnearket fungerer fint.
Forbedre Excel, købe et system eller bygge selv?
Der er flere veje videre. Du kan rydde op i regnearket og beskrive arbejdsgangen tydeligere. Du kan undersøge et standardsystem, som allerede understøtter opgaven. Eller du kan få bygget en intern app, som passer til et mere særligt behov.
Bed om at få samme arbejdsopgave demonstreret i de løsninger, du overvejer. Kan medarbejderen oprette opgaven, kan den ansvarlige godkende den, og kan oplysningerne bruges videre? Tag en almindelig opgave og en af de besværlige undtagelser med.
En intern app kan være relevant, hvis du har brug for bestemte roller, godkendelser eller forbindelser til andre systemer. Men de funktioner skal beskrives og bygges. Du skal derfor også have plads til vedligeholdelse og hjælp, når arbejdsformen ændrer sig. En skræddersyet løsning er ikke automatisk det bedste valg.
Brug regnearket som grundlag for første version
Hvis du vælger en app, indeholder regnearket ofte nyttig viden om den løsning, der skal bygges. Kolonnerne viser de oplysninger, medarbejderne bruger, og formlerne kan rumme regler, som ingen har skrevet ned andre steder.
Gennemgå derfor felter og beregninger med en person, som kender arbejdet. Hvilke felter er nødvendige? Hvilke bruges ikke længere? Hvad betyder en tom celle? To medarbejdere kan have forskellige svar, og det er bedre at opdage det før flytningen.
Begynd med én afgrænset arbejdsgang og et lille hold brugere. Kontroller, at de importerede oplysninger er korrekte, og aftal, hvor nye ændringer skal registreres under afprøvningen. Hvis både regnearket og appen bliver opdateret uden en aftale, kan du skabe den samme usikkerhed igen.
Aftal, hvad forbedringen skal kunne mærkes på
Vælg nogle få ting, du kan følge op på. Skal der være færre dobbelte indtastninger? Skal medarbejderne kunne se status uden at spørge en kollega? Eller skal bogholderiet modtage oplysningerne i en form, der kan bruges direkte?
Sæt ord på udgangspunktet og prøv den samme opgave i den første version. Så får du noget konkret at vurdere, før du bestiller flere funktioner. Det er også den tilgang, vi beskriver i artiklen om at starte i det små med automatisering.
Vil du undersøge, om dit regneark kan blive til en intern webapp, kan vi begynde med arbejdsgangen og et eksempel uden kundeoplysninger. Du behøver ikke have tegnet løsningen på forhånd. Det vigtigste er, at vi forstår, hvad der skal blive lettere i din hverdag.
