Konkrete arbejdsgange at begynde med
Hvor bliver de samme oplysninger skrevet ind flere gange i din virksomhed? Det er et konkret sted at lede efter en opgave, der måske kan automatiseres. Følg arbejdet fra start til slut, før du vælger et værktøj.
Det kan være en ordre, der skal fra salgssystemet til bogføringen. Målet kan være at undgå gentagen indtastning, mens bogholderen fortsat kontrollerer grundlaget og håndterer undtagelser. Aftal, hvilke oplysninger der skal overføres, og hvordan I opdager en fejl.
Ved salg til udlandet kan oplysninger til fragtpapirer og dokumenter måske genbruges fra ordren. Undersøg, hvad ERP-systemet og speditøren faktisk understøtter. Regler og dokumentkrav skal afklares med den ansvarlige fagperson; en integration afgør ikke, om indholdet er korrekt.
I en webshop kan du undersøge vejen fra bestilling til pluk og fakturering. Start med én ordretype, og tag højde for ændringer, annulleringer og manglende varer. Det er ofte undtagelserne, der viser, hvor et menneske stadig skal tage stilling.
For kørende sælgere kan et fast udtræk fra ERP-systemet give et fælles overblik over salg hos den enkelte forhandler. Afklar, hvilke tal der skal bruges, og hvor aktuelle de skal være. Det er ikke nødvendigvis nødvendigt at bygge et helt nyt system.
Tre ting, der gør den første opgave lettere
Inddrag dem, der udfører arbejdet. Få en medarbejder til at vise en normal sag og en besværlig sag. Spørg, hvad der sker uden for systemet: mails, opkald og manuelle rettelser er også en del af processen.
Undersøg de eksisterende muligheder. Måske kan systemerne allerede udveksle data. Kontrollér adgang, formater og eventuelle omkostninger. Vælg ikke et værktøj, før du ved, hvordan det skal passe ind.
Start i det små. Vælg en opgave, der gentager sig, har nogenlunde stabile regler og kan kontrolleres. Notér, hvor meget arbejde den kræver i dag. Det giver dig noget konkret at sammenligne med.
Aftal, hvad der skal ske, når noget fejler
Hvem får besked, hvis en overførsel stopper? Kan opgaven fortsætte manuelt, og hvordan undgår du, at samme ordre bliver behandlet to gange? Aftal det, før løsningen overtager arbejdet.
Gennemgå et lille antal sager, og sammenlign resultatet med den nuværende arbejdsgang. Brug vores guide til fejl i integrationer, når du vil undersøge håndteringen mere detaljeret.
Vurdér resultatet, før du bygger videre
Se både på tidsforbrug, fejl og det arbejde, der er flyttet til kontrol eller support. En automatisering er først nyttig, når den samlede arbejdsgang fungerer bedre.
Denne guide handler om at vælge og afprøve første opgave. Den bredere introduktion til automatisering af arbejdsgange beskriver mulighederne generelt. Har du brug for hjælp til at komme i gang, kan vi gennemgå en konkret proces som del af vores digitaliseringsrådgivning og aftale næste skridt.
